1. Verslag bestuur en RvC

In dit verslag legt de Raad van Commissarissen (RvC) verantwoording af over de wijze waarop zij in 2022 toezicht heeft gehouden en hoe de RvC haar maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft ingevuld. 

De RvC heeft zeven reguliere vergaderingen in 2022 gehouden en een extra vergadering aangaande de aankoop van 470 sociale huurwoningen van Wooncompagnie (collega corporatie in de regio). Daarnaast nam de RvC deel aan een interactief webinar rondom het nieuwe beleidsplan en aan een themabijeenkomst met andere leden van RvC’s van omliggende woningcorporaties. De RvC was vertegenwoordigd bij een door Wst. Het Grootslag en De Woonschakel georganiseerde bijeenkomst met de gezamenlijke gemeenteraden/ portefeuillehouders volkshuisvesting van de gemeenten Medemblik en Drechterland. Er vonden twee bijeenkomsten met de Huurdersraad plaats.

Bij één van de vergaderingen van de RvC vond een presentatie plaats over het thema nieuwbouwprojecten en planmatig onderhoud. De RvC vergadert vooraf een half uur in afwezigheid van de bestuurder ter voorbereiding van de vergadering onder andere met het doel de belangrijkste bespreekpunten af te stemmen. Afhankelijk van de agendapunten zijn de controller, een manager of afdelingshoofd voor een vakgebied aanwezig bij een RvC vergadering.

De RvC wil toegevoegde waarde leveren aan de bestuurder en organisatie voor de maatschappelijke opdracht van de corporatie. Zij doet dat door kennis en ervaring te delen. Daarnaast wil de RvC waarde toevoegen door zijn werkgeversrol zorgvuldig in te vullen en de bestuurder daar waar nodig uit te dagen. Teneinde toegevoegde waarde te kunnen leveren is de RvC divers samengesteld op basis van een vastgesteld profiel. De RvC handelt vanuit de rol van de kritische sparringpartner richting het bestuur. Zij staat het bestuur als klankbord ter zijde met behoud van ieders rol: voldoende nabij en op gepaste afstand.

De RvC voert haar werkzaamheden uit mede aan de hand  van een toezichtkader en visie. De RvC ziet het als zijn opdracht om de effectiviteit van De Woonschakel te bewaken, te zorgen voor stabiliteit en evenwicht in de ‘checks and balances’ én te zorgen dat de organisatie de beoogde maatschappelijke effecten bereikt. Het toezichtkader en visie RvC is geplaatst op de website van De Woonschakel.

Binnen de RvC en in de relatie tussen RvC en het bestuur gelden duidelijke taakverdelingen. Deze zijn vastgelegd in de statuten en reglementen. Hoofduitgangspunt is dat het bestuur bestuurt en de RvC daarop toezicht houdt. De RvC beperkt zich in haar rol tot uitspraken op hoofdlijnen en treedt niet in de bevoegdheid van het bestuur om zelfstandig, strategisch, tactisch en/of operationeel beleid te voeren. De RvC richt zich met name op de normen en uitgangspunten waaraan de beslissingen van het bestuur moeten voldoen. In het kader van het treasury beleid wordt jaarlijks, op basis van een financieel jaarplan, een mandaat door de RvC vastgesteld voor het aangaan van geldleningen door het bestuur.

De RvC spreekt halfjaarlijks met de Huurdersraad en het bestuur over de omgang, participatie en invloed van belanghebbenden bij De Woonschakel. Hierbij wordt onder andere gekeken of de informatievoorziening vanuit het bestuur goed is en of de juiste randvoorwaarden voor een sterke huurdersvertegenwoordiging zijn gerealiseerd of in ieder geval zijn aangeboden. De RvC voert, waar nodig, overleg met belanghebbenden over het gehouden toezicht en de behaalde resultaten.

De governancecode Woningcorporaties 2020 is het uitgangspunt voor het functioneren en verantwoording afleggen door de RvC. De code kent vijf principes die uitgewerkt zijn in een aantal bepalingen. Voor enkele bepalingen geldt dat de corporatie hiervan af mag wijken als er een duidelijke motivatie en onderbouwing voor is. Bij De Woonschakel is slechts één marginale afwijking ten opzichte van de governancecode: ‘de leden van de RvC worden niet ‘ten minste één keer per jaar beoordeeld op hun functioneren (3.23). In plaats hiervan evalueert de RvC haar functioneren als geheel regelmatig en bespreekt zij hierbij het functioneren van alle leden.

Op de website van De Woonschakel is de governancecode Woningcorporaties geplaatst. Dat geldt ook voor de integriteitcode, de klokkenluiderregeling en het reglement van de geschillencommissie. Het jaarverslag van de geschillencommissie wordt met de RvC gedeeld en waar nodig besproken met het bestuur.

De RvC heeft op grond van het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) een brede meldingsplicht bij de Autoriteit Woningcorporaties. Bij onder meer financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidskwesties of het niet behalen van wettelijke normen, meldt de RvC dit onverwijld. In 2022 hebben geen meldingen plaatsgevonden. 

De RvC wil niet verrast worden en zal het bestuur ook niet verrassen. De RvC verwacht ten aanzien van de informatie van het bestuur het volgende: 

• informatie dient relevant te zijn en zo nodig voorzien van een oplegger waarin staat vermeld: de kern en context van het onderliggende stuk, de financiële consequenties en wat van de RvC wordt gevraagd;
• informatie dient tijdig, juist en consistent te zijn;
• informatie dient beknopt maar volledig te zijn, gericht op de essentie en hoofdzaken van het onderwerp in kwestie;
• een jaar- en governancekalender waarop naast vergaderdata ook de hoofdonderwerpen van de jaarcyclus zijn opgenomen.

De voorstellen vanuit het bestuur worden getoetst op basis van eerder vastgesteld beleid, waaronder het algemeen beleidsplan, de 5-jaars begroting, het jaarplan, het financieel statuut en de bedrijfsrapportages per kwartaal. Daarnaast houdt de RvC rekening met de ontwikkelingen in de samenleving en binnen de corporatiesector, op het terrein van governance en met maatschappelijke opinies. Waar nodig maakt het bestuur gebruik van de klankbordfunctie van de RvC. In 2022 was dit onder meer het geval bij de aankoop van 470 woningen van Wooncompagnie, de realisatie van flexwoningen en grondprijzen bouwkavels Tuindersweijde (Obdam).

De RvC houdt toezicht op de strategie van de organisatie en de wijze waarop dit wordt gerealiseerd. Voor de lange termijn gaat De Woonschakel uit van een groeistrategie. Daarbij wordt uitgegaan van een autonome groei gekoppeld aan een verantwoord risicoprofiel. 

De RvC heeft twee permanente commissies benoemd, te weten de auditcommissie en de remuneratiecommissie. In beide commissies hebben twee leden van de RvC zitting. Deze commissies adviseren de RvC over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming voor. De formele besluitvorming blijft een verantwoordelijkheid voor de hele RvC.  Voor werving- en selectieprocedures worden tijdelijke commissies samengesteld.

De auditcommissie is in 2022 twee keer in vergadering bijeengekomen. In de eerste vergadering was er een overleg met de accountant van De Woonschakel voor het jaarverslag 2021 en kwam de financiële uitwerking van de aankoop van 470 woningen aan de orde. In de tweede vergadering stond de (fiscale) begroting 2022, treasury jaarplan, managementletter 2022 en het interne controleplan op de agenda.

De remuneratiecommissie is in 2022 twee keer in gesprek geweest met het bestuur. Het eerste overleg betrof een voortgangsoverleg en het tweede overleg de evaluatie functioneren over 2022. Voorafgaand aan het gesprek met het bestuur heeft de remuneratiecommissie twee werkbezoeken afgelegd bij de afdelingen Klant & Wonen en is gesproken met een delegatie van de Huurdersraad, ondernemingsraad (OR) en management-leidinggevenden.

De RvC heeft twee bijeenkomsten met de Huurdersraad gehad waaronder een informele bijeenkomst met een projectbezoek aan een woningcomplex in aanbouw. De relatie tussen RvC en de Huurdersraad en de onderlinge benaderbaarheid zijn goed. Binnen de RvC is een lid contactpersoon voor de ondernemingsraad (ultimo jaar mw. J. Tophoff). Zij staat in direct contact met de OR en kan als toehoorder ook aanwezig zijn bij overlegbijeenkomsten tussen het bestuur en de OR. Alle leden van de RvC ontvangen de verslagen van overleggen tussen bestuur en OR. 

Ieder kwartaal wordt de RvC via bedrijfsrapportages geïnformeerd door het bestuur over de financiële en operationele prestaties. De operationele kasstromen kwamen uit op € 7,7 mln. en vertonen een stijgende lijn ten opzichte van eerdere jaren toen de af te dragen vennootschapsbelasting op een hoger niveau lag. Dit belastingeffect doet zich vanaf 2022 minder voor. 

Het woningbezit wordt in de jaarrekening op basis van marktwaarde op de balans gewaardeerd. Door de actuele marktontwikkeling is in het kader van de herwaardering van het onroerend goed de waarde van het onroerend goed in de afgelopen jaren op de balans fors gestegen. De Woonschakel is van mening dat een waardering op basis van bedrijfswaarde in combinatie met een waardering op marktwaarde voor onroerend goed dat een sloop- of verkoopbestemming heeft, een beter beeld weergeeft van de totale waarde van het onroerend goed. Dit toont immers de verdiencapaciteit waaruit blijkt dat De Woonschakel de verhuur van woningen als hoofddoel heeft en niet de verkoop van woningen. De in de sector verplicht gestelde berekening van beleidswaarde voor toezichthouders geeft een betere indicatie voor de waarde van het woningbezit van de corporatie op basis van het gevoerde beleid. De beleidswaarde sluit meer aan bij de door De Woonschakel gewenste bedrijfswaarde. Het financiële beleid van De Woonschakel blijft, ondanks alle veranderingen, nog steeds grotendeels gebaseerd op kasstromen. De financierbaarheid van activiteiten en beheersing van (liquide) risico’s staan daarbij voorop.

De RvC is positief over het streven om de goedkope en betaalbare voorraad sociale huurwoningen uit te breiden door middel van nieuwbouw. Zowel bij de huisvesting van bijzondere aandachtgroepen (spoedzoekers) en duurzaamheid en innovaties nieuwbouw durft de corporatie positie te kiezen of vernieuwingen in gang te zetten. Zorgelijk is het dalende aantal huuropzeggingen van zittende huurders. Door een lager vrijkomend aanbod kan de taakstelling rondom de huisvesting van aandachtgroepen in de toekomst niet meer volledig worden ingevuld.

Zowel met de voltallige RvC als in de auditcommissie worden risico’s besproken. Met voorziene risico’s wordt zoveel mogelijk rekening gehouden op basis van aard, omvang en kans. Minimaal één keer per twee jaar worden deze risico’s ook gestructureerd in kaart gebracht. Per risico wordt een afweging gemaakt op kans en impact en zo nodig worden beheermaatregelen getroffen en periodiek getoetst. De Woonschakel heeft geen verbindingen met andere rechtspersonen. Wel vindt participatie plaats in een aantal Verenigingen van Eigenaren waar de corporatie huurwoningen heeft. Voor de uitvoering van de woonruimteverdeling wordt in een samenwerkingsverband gewerkt met andere sociale verhuurders in de regio.

De RvC bespreekt het onderwerp fraudebeheersing in de periodieke vergaderingen met de bestuurder. Daarnaast stelt de voorzitter van de audit commissie daar gericht vragen over aan de controller. De controller heeft de opdracht om bij tekenen van fraude de RvC in te lichten. Periodiek wordt gerapporteerd over de beheersing van de risico's en frauderisico's maken daar onderdeel van. De RvC is van mening dat de beheersing van frauderisico's toereikend is.

In de vergadering van 1 september 2020 heeft de RvC op advies van de auditcommissie het besluit genomen om de controle van de jaarrekening door BDO Audit & Assurance B.V. te laten plaatsvinden voor de verslaggevingsperiode 2021 – 2024. Het jaarverslag 2022 is besproken met de accountant en, na advies van de auditcommissie, vastgesteld door de RvC. De bevindingen van de accountant stemde de RvC tot tevredenheid.

In 2022 heeft een roulatie plaatsgevonden van de controlerend accountant van BDO Audit & Assurance B.V. in verband met de maximale termijn controle van de jaarstukken bij De Woonschakel van de vorige accountant.

De RvC heeft (naast de vaststelling van notulen) in 2022 de volgende besluiten genomen:

Vergadering 19 januari

• Evaluatie RvC (vaststelling)
• Ontwikkelagenda 2022 (vaststelling)
• Evaluatie bestuur 2021 (vaststelling)
• Profielschets RvC (vaststelling)
• Rooster van aftreden/herbenoeming (goedkeuring)
• Reactie oplegbrief rapport governance inspectie Autoriteit woningcorporaties (goedkeuring)

Vergadering 22 maart

• Herbenoeming lid RvC (vaststelling)
• Reglement financieel beleid en beheer (goedkeuring)4 projectvoorstellen betreffende 116 woningen voor de ontwerpfase (goedkeuring)

Vergadering 16 mei

• Jaarstukken 2021 (vaststelling)
• Herbenoeming lid RvC (vaststelling)
• Verkoop ’t Wijver 66a/68 Venhuizen (goedkeuring)
• Aankoop De Wieken 23 Wijdenes (goedkeuring)

Vergadering 31 mei

• Aankoop woningbezit Wooncompagnie (goedkeuring)

Vergadering 13 september

• Handhaving bestaande statuten (goedkeuring)
• Controle aanpak BDO jaarrekening 2022 (goedkeuring)

Vergadering 15 november

• Besluit vervangingsregeling RvC (goedkeuring)
• Governance kalender 2023 (goedkeuring)
• Begroting 2023 & treasury jaarplan 2023 (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 60 flexwoningen Kerspelweg Lutjebroek (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 10 app. Rositastaat Twisk (goedkeuring)

Vergadering 6 december

• Evaluatie 2022 RvC (vaststelling)
• Honorarium RvC 2022 (vaststelling)
• Vergaderschema RvC 2023 (vaststelling)
• Fiscale meerjarenbegroting (goedkeuring)
• Investeringsstatuut (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 14 app. + kantoor Middenweg Bovenkarspel (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 30 app. Hertog Albrechtstraat Bovenkarspel (goedkeuring)

In de vergaderingen kwamen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

• Informatiebeveiliging
• Opvang Oekraïners
• Energielasten huurders
• Interne conditiemeting complexen
• Strategische personeelsplanning
• Organisatiestructuur
• Sociaal jaarverslag 2021
• Bedrijfsrapportages
• Bieding prestatieafspraken 2023
• Landelijke actualiteiten (o.a. asielopvang, inflatie, flexwonen)
• Managementletter 2022
• Grondprijs kavels Tuindersweijde Obdam
• Intern controleplan 2023

Vaste onderwerpen in de vergaderingen zijn integriteit, veiligheid en leefbaarheid.

De RvC concludeert dat zij haar toezichthoudende taak naar behoren heeft vervuld en kunnen vervullen. Niet alleen op basis van door het bestuur aangedragen voorstellen, maar ook door het zelf agenderen van onderwerpen die zij in het kader van toezicht van belang acht. De organisatie is in staat gebleken over het algemeen doelen naar behoren te realiseren. Waar mogelijk is tijdig geanticipeerd op mogelijkheden voor snellere verduurzamingsprojecten en kansen in de woningmarkt.

In 2022 zijn de volgende externe toetsingen door de RvC ontvangen: 

1. Toezichtbrief 2022 (25 augustus 2022)
   Het basisonderzoek voor risico’s van de corporaties geeft geen aanleiding voor nader onderzoek.
    
2. Beoordeling rechtmatigheid verslag jaar 2021 (28 november 2022)
   De beoordeling door de Aw bevat één opmerking met betrekking tot een onvolkomenheid bij een intermediaire verhuur. Bij de verantwoording was onvoldoende aangegeven dat er sprake was van een verhuring op basis van intramurale zorg in het kader van opvang. Het betrof een tijdelijke verhuursituatie van een object. In 2022 is deze verhuursituatie beëindigd.

1. Borgbaarheid, financiële analyse en borgingsplafond 2022-2024 (28 maart 2022)
   Het borgingsplafond is voor 2022 vastgesteld op € 187,6 mln. (2023: € 202,0 mln.).
    
2. Borgingsplafond 2022-2024 (12 oktober 2022)
   Het aangepaste borgingsplafond voor 2022 in verband met de aankoop 470 woningen van Wooncompagnie is vastgesteld op € 247,0 (2023 € 261,4 mln.).

Op 21 november 2022 heeft de zelfevaluatie door de RvC plaatsgevonden. Ter voorbereiding werd door de afzonderlijke leden van de RvC een uitgebreide vragenlijst ingevuld. Geconcludeerd werd dat de RvC zich positief onderscheidt van toezichtsorganen in andere sectoren in termen van professionaliteit en effectiviteit. Er is sprake van een open sfeer waarbij men wordt uitgedaagd om positief kritisch te zijn naar de bestuurder en om elkaar scherp te houden.

Inhoudelijk werd stil gestaan bij de samenstelling van de raad, de verdieping en reflectie bij vergaderingen van de RvC, de rol van de individuele commissaris en de RvC als geheel en de werking van de commissies. Tot slot werd stil gestaan bij het verloop in het management in het afgelopen jaar.

Vanuit de evaluatie is een ontwikkelagenda 2023-2024 opgesteld die in de vergadering van 17 januari 2023 is vastgesteld.

De corporatie wordt geleid door een directeur-bestuurder die in 2002 voor onbepaalde tijd benoemd is als bestuurder van De Woonschakel door de RvC. Op grond van het overgangsrecht zoals vastgelegd in de Woningwet, in artikel II lid 9, is geen sprake van een zittingsduur voor bepaalde tijd.

Voorafgaand aan het evaluatiegesprek met de bestuurder heeft de commissie gesproken met delegaties van de ondernemingsraad (OR), de Huurdersraad, een manager & afdelingshoofd en werden twee werkbezoeken afgelegd bij de afdelingen Klant en Wonen. 

De remuneratiecommissie heeft de gesprekken met de diverse betrokkenen en de werkbezoeken als zeer waardevol ervaren. De belangstelling vanuit de RvC in de werkbezoeken werd zeer gewaardeerd. Uit de diverse gesprekken werd vooral een hoge mate van enthousiasme, inzet voor en betrokkenheid bij De Woonschakel in alle lagen gezien.

De reflectie over het werk en functioneren van de bestuurder is positief. De grote inzet voor de corporatie, de huurders en medewerkers werd geprezen. De persoonlijke aanpak wordt gewaardeerd. De bestuurder heeft goed ingespeeld op de werkdruk en het verbeteren van het onderling contact. De overname van de woningen van Wooncompagnie is gezien als een huzarenstukje van bestuur, management en betrokken medewerkers waar men trots op is. De samenwerking met de bestuurder is goed. Als verbeterpunten kwamen soms het beter luisteren en open communicatie naar voren en waren de passende arbeidsvoorwaarden voor medewerkers in 2022 een punt van aandacht. De Huurdersraad is onverminderd positief over de bestuurder, de samenwerking wordt als prettig ervaren.

• Personeelsbeleid en arbeidsvoorwaarden
• Communicatie met medewerkers en voorkomen van misverstanden door te grote betrokkenheid.

In de periode 2020-2022 zijn 108 permanente educatiepunten behaald door de bestuurder. Hiermee wordt voldaan aan de sectorafspraken.

De evaluatie en beoordeling is vastgesteld in de vergadering van de RvC van 17 januari 2023.

De Woonschakel is ingedeeld in bezoldigingsklasse F volgens de tabel WNT zoals door de minister jaarlijks wordt vastgesteld. Hiervoor geldt in 2022 een maximale beloning van € 181.000 (2021: € 175.000). De beloning voor leden van de RvC zijn hiervan afgeleid en bedraagt 10% voor leden (€ 18.100) en 15% voor de voorzitter van de RvC (€ 27.150). De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) hanteert in de beroepsregel voor 2021 een geadviseerde maximale bezoldiging van € 14.480 (lid) en € 21.720 (voorzitter)

In 2022 bedroeg het inkomen van de bestuurder op basis van de WNT totaal € 177.920 (2021: € 171.351). Voor leden van de RvC was de bezoldiging vastgesteld op € 13.032 (2021: € 12.192) en voor de voorzitter van de RvC op € 19.548 (2021: € 18.228). De bezoldigingen 2022 zijn hiermee passend binnen de geldende WNT en beroepsregel van de VTW.

De RvC is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, van de bestuurder en van welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Voor de RvC is een profielschets opgesteld (zie website) waarmee rekening wordt gehouden bij (her)benoemingen. Het betreft daarbij onder meer de pluriformiteit, de verscheidenheid van leden en de diversiteit aan deskundigheden van leden. Twee leden van de RvC hebben zitting op voordracht van huurders. De huidige samenstelling bestaat uit vier mannen (80%) en één vrouw (20%). De RvC streeft meer diversiteit na bij toekomstige selectieprocedures.

De RvC is aanspreekbaar en legt verantwoording af over het gehouden toezicht op het bestuur, waaronder de maatschappelijke en financiële prestaties van de corporatie. De RvC hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Een ieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daar aanleiding toe is.

De RvC blijft zorgen houden over de stagnatie in de bouw van sociale huurwoningen in de regio en ontwikkelingen op het gebied van leefbaarheid. Op beide terreinen moeten in samenwerking met onze volkshuisvestelijke partners stappen worden gezet. Een goede samenwerking met gemeenten is hierbij van belang. De RvC heeft met instemming kennis genomen van de al extra gepleegde investeringen in 2022 die zijn gedaan op het gebied van duurzaamheid als gevolg van de lager uitgevallen verhuurderheffing in 2022. Zowel de gemiddelde energieprestatie van het woningbezit als de woonlastenquote voor huurders is hierdoor verbeterd.

Met de vaststelling van het beleidsplan ‘Voor meer mensen een fijn thuis’ is de koers bepaald voor de komende jaren. In 2023 moet zich dat vertalen voor de leefbaarheid in wijken en in de verdere voorbereiding/start bouw van nieuwbouwprojecten die binnen de beleidsplanperiode nog kunnen worden opgeleverd.

Er hebben zich tot 22 mei 2023 geen actualiteiten voorgedaan die bij het opstellen van dit verslag en de jaarrekening tot een noodzakelijke melding zouden moeten leiden.

De RvC spreekt zijn waardering uit naar de medewerkers en de directie van De Woonschakel voor de inzet en resultaten van 2022. De organisatie heeft erg goed gepresteerd met onder meer een optimale score van 4xA in de Aedes-benchmark.

De RvC heeft kennis genomen van het verslag van het bestuur over het boekjaar 2022 en heeft de jaarrekening 2022 vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat de middelen van De Woonschakel uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting zijn besteed in overeenstemming met de statuten en vigerende wet- en regelgeving.

De door het bestuur opgemaakte jaarrekening 2022 omvat de balans, de resultatenrekening en de daarbij behorende toelichting. De jaarrekening is door BDO Audit & Assurance B.V. gecontroleerd en van een goedkeurende accountantsverklaring voorzien. De RvC kan zich met deze stukken verenigen en heeft de jaarrekening 2022 overeenkomstig vastgesteld.

Met de vaststelling van de jaarrekening verleent de RvC décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid en beheer. Met de vaststelling van de jaarrekening van stichting De Woonschakel Westfriesland en de in de jaarrekening voorgestelde resultaatbestemming bedraagt het jaarresultaat over het verslagjaar € -27,3 miljoen (negatief).

Medemblik, 22 mei 2023