Organisatie & bedrijfsvoering

De organisatorische inrichting van De Woonschakel Westfriesland zag er ultimo 2024 als volgt uit:

De Woonschakel hanteert een (anti-) agressiebeleid waarin wij mensen met respect behandelen en datzelfde respect ook terugverwachten. Mensen worden bij grensoverschrijdend gedrag gewaarschuwd. Leidt dit niet tot verandering van het gedrag, dan wordt het gesprek met de klant beëindigd. Volgens richtlijnen vindt dan een interne melding en signalering plaats. Dergelijke situaties kunnen soms (langdurige) impact hebben op medewerkers. Nazorg wordt in dat geval geboden vanuit de werkgever.

Goede communicatie is van groot belang om de organisatie adequaat te laten functioneren. Via de diverse communicatiekanalen, waaronder het intranet en het kennissysteem, kunnen medewerkers kennisnemen van organisatieverslagen, personeelszaken en tal van andere actuele items. Nieuwsberichten, algemene informatie en organisatiestukken worden via bewonersblad De Koppeling en sociale media naar buiten gebracht. Door de inzet van deze communicatie uitingen wordt verantwoording aan klanten en woningzoekenden afgelegd en toont De Woonschakel op actieve wijze haar (maatschappelijke) rol in de samenleving. Via persberichten zoekt De Woonschakel waar nodig actief de publiciteit op.

In 2024 vond berichtgeving in de media plaats over o.a. de maatschappelijke inkoop van diensten, (kosten) nieuwbouwprojecten waaronder meerdere keren het project van 99 wooneenheden Kunstlaan - Opmeer, aankoop complex opvang Oekraïense ontheemden, uitvoering projectrenovatie Midwoud, algemene huurvoorwaarden, problematiek huisvesting senioren en gesloten prestatieafspraken.

Waar nodig werden brochures geactualiseerd. Voor alle nieuwbouwprojecten wordt voor woningzoekenden een brochure opgesteld.

• Voor de omwonenden aan de Praam – Obdam werd een informatiebijeenkomst georganiseerd over de voorgenomen nieuwbouw na de sloop van 22 woningen.
• Samen met de gemeente werd een informatiebijeenkomst gehouden voor omwonenden rondom het complex Begonialaan – Lutjebroek waar een complex van 14 appartementen is aangekocht voor huisvesting Oekraïense ontheemden.
• Intern werden voor medewerkers een aantal activiteiten gehouden.

Via het bewonersblad ‘De Koppeling’ informeren wij huurders over tal van onderwerpen die voor hen van belang zijn en berichten wij over de activiteiten van de corporatie waaronder nieuwbouwprojecten, leefbaarheidsactiviteiten en geldende regelgeving. Het bewonersblad verschijnt 4x per jaar.

Door de organisatie worden maandelijkse rapportages opgesteld over de gestelde operationele en tactische doelen. Eenmaal per kwartaal wordt een bedrijfsrapportage door de directie opgesteld voor de RvC over het totale beleid en de voortgang van zaken.

Intern is een directie- en managementreglement vastgesteld, welke bijdraagt aan de zorgvuldige totstandkoming en draagvlak van belangrijke beleidszaken en besluiten van aanmerkelijk belang in de werkorganisatie. De verantwoording van directiebesluiten wordt opgenomen in de bedrijfsrapportages aan de RvC. In 2024 zijn vijftien formele directiebesluiten genomen op basis van het statuut:

Onderdeel van de cultuur is het benoemen van gewenst en ongewenst gedrag en welke aspecten zichtbaar moeten zijn als DNA van medewerkers en De Woonschakel. Deze laat zich het beste als volgt omschrijven:

Medewerkers moeten zich bewust zijn van wat wel of niet kan bij de uitvoering van werkzaamheden en gedrag in de organisatie. De integriteitcode is gebaseerd op twee basisprincipes en tien regels voor een gouden griffel.

In de integriteitcode worden de regels uitgelegd aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden.

De Woonschakel heeft een externe vertrouwenspersoon aangesteld. Gedurende het jaar 2024 is de vertrouwenspersoon in vier situaties benaderd door medewerkers die vragen hadden over situaties waarin ze zich onheus bejegend voelden dan wel de situatie als grensoverschrijdend en/of intimiderend ervaren hebben.

Twee meldingen betroffen een bestuursbesluit tot invoering van een nieuwe werkwijze op een afdeling. De meldingen gingen niet zo zeer over het besluit zelf maar veel meer over de wijze van invoeren en de bejegening van personeelsleden door leidinggevende en de wijze waarop de directie hiermee omging. Met betrokkenen zijn door de directie hierover gesprekken gevoerd. Een andere melding betrof de communicatiestijl van een leidinggevende tegenover een vertrekkende medewerker die door de betreffende medewerker als intimiderend en daarmee als grensoverschrijdend is ervaren. Medewerker is hierover met de directie in overleg getreden. Een laatste melding betrof een melding van seksueel grensoverschrijdend gedrag buiten werktijd tussen twee collega’s. Tussen betrokkenen heeft daarna een gesprek plaatsgevonden en zijn excuses uitgesproken. De directie is pas bij het jaarverslag van de vertrouwenspersoon over dit voorval geïnformeerd.

De Woonschakel onderschrijft de uitgangspunten van een goede governance en de governancecode zoals van toepassing voor de corporatiesector. Binnen de organisatie wordt gewerkt met een governancekalender die daar sturing aan geeft.

De governancecode kent een vijftal principes:

• Leden bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht;
• Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af;
• Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak;
• Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen;
• Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten.

Eind 2024 werkten er 93 medewerkers bij De Woonschakel en was er sprake van 80,7 fte. Er vertrokken 7 medewerkers en er kwamen 14 nieuwe collega’s bij, exclusief twee collega’s die hetzelfde jaar ook weer vertrokken. Onderstaand de ontwikkeling van de personeelssterkte en salarisontwikkeling in de afgelopen jaren:

Het algemene personeelsbeleid is gebaseerd op de CAO Woondiensten, aangevuld met een aantal bedrijfsspecifieke regelingen waaronder een werktijdregeling, thuiswerkbeleid, personeelsgesprekken en opleidingen.

Met alle medewerkers vindt aan het begin van het jaar een planningsgesprek plaats. Deze kan gevolgd worden door een functioneringsgesprek in de maand juni en een beoordelingsgesprek in december. Tussentijds kunnen informele gesprekken plaatsvinden tussen leidinggevende en medewerker. 

Drie medewerkers kregen de beoordeling ‘zeer goed of excellent’ over het afgelopen jaar en kwamen in aanmerking voor een bovenmatige beloning. De reguliere verhoging betreft 2% (of minder bij einde schaal) per 1 januari 2025. Voor 13 medewerkers geldt dat zij op het maximumniveau van de functieschaal zitten (0% salarisaanpassing).

De Woonschakel biedt medewerkers de mogelijkheid tot het volgen van opleidingen om zich verder te specialiseren in hun vakgebied of met het oog op zijn of haar toekomst zich op andere wijze te ontwikkelen. Voor dit laatste aspect kunnen corporatiemedewerkers ook gebruik maken van een persoonlijk ontwikkelbudget zoals opgenomen in de CAO Woondiensten.

Totaal werd in 2024 door De Woonschakel € 90.768 (2023 € 97.593) aan functie gebonden opleidingskosten uitgegeven. Per gemiddelde fte in 2024 bedroeg dit € 1.171.

Aan opleidingen uit het loopbaanontwikkelingsbudget is € 38.626 besteed (2023: € 17.068). Ultimo 2024 stond nog een restant budget open van € 249.242 = € 3.085 per fte (2023: € 220.067 = € 2.970 per fte).

In 2024 werden stageperioden ingevuld bij de afdelingen Onderhoud, Vastgoed en Financiën.

De directie is eindverantwoordelijk voor de in- en uitvoering van het arbobeleid. De Woonschakel is aangesloten bij een gecertificeerde arbodienst. Binnen de corporatie is een coördinator Kwaliteit aangesteld die belast is met het beleid en coördinatie van de uitvoering van wettelijke verplichtingen op het gebied van Arbo. Waar nodig worden verbetervoorstellen aangedragen. Jaarlijks rapporteert de medewerker via een managementrapportage.

Ongevallen binnen de organisatie worden gemeld bij de medewerker Arbo en vastgelegd. Ernstige ongevallen worden onmiddellijk aan de arbeidsinspectie gemeld. Er vonden in 2024 geen ongevallen plaats met verzuim als gevolg. Wel waren er 10 (2023: 3x) meldingen onder de norm ‘overschrijdend gedrag door huurders’. Hierop werden passende maatregelen genomen richting de huurders. 

De algemene Risico-inventarisatie & -evaluatie is actueel. Interne controles en werkplekinspecties zijn uitgevoerd en waar nodig zijn medewerkers geïnformeerd of geïnstrueerd om veiliger te werken. 

Er werden investeringen gedaan m.b.t. veilig en verantwoord werken in kantoren, gasmeting apparatuur, ladders, training crisisbeheersing voor het management en een gezondheidscheck voor medewerkers in het kader van vitaliteit. De uitvoeringskosten voor het algemene arbobeleid in 2024 bedroegen € 36.000.

Eenmaal per jaar vindt formeel overleg plaats tussen de medewerker Arbo en de ondernemingsraad over het arbobeleid.

In 2024 heeft een extern onderzoek plaatsgevonden naar de informatiebeveiliging binnen de organisatie. Er werden geen bijzondere afwijkingen geconstateerd bij het externe bedrijf dat de opslag, beheer van gegevens en werking van de softwareapplicaties verzorgt, maar de resultaten van het onderzoek gaven wel aanleiding tot het nemen van aanvullende maatregelen. Hiervoor is een plan van aanpak vastgesteld. Bij de uitvoering daarvan maken wij gebruik van externe expertise.

Om het werken met het primaire automatiseringssysteem Viewpoint door medewerkers te optimaliseren, wordt vanaf 2024 gebruik gemaakt van de Itris Academy. Deze faciliteit wordt ook ingezet bij het opleiden van nieuwe medewerkers met het automatiseringspakket. De modules ‘Sociaal incasseren van betalingsachterstanden van (ex)huurders’ en de monitor ‘Mutatie rondom het proces van verhuizingen binnen het woningbezit’ zijn in 2024 in gebruik genomen. Het netwerk in kantoren is aangepast naar het nieuwe gewenste niveau. Apparatuur is aangepast om data zo optimaal mogelijk te beschermen tegen hackers. In 2024 vonden ook externe tests plaats met phishing mails om te zien of bedrijfsgegevens konden worden bemachtigd. Waar nodig werden medewerkers individueel aangesproken op basis van de testresultaten.

Voor de primaire bedrijfsprocessen (verhuur – onderhoud – grootboek) werken wij met Viewpoint op basis van een meerjarige overeenkomst voor de periode 2023 t/m 2027. Voor de kantoorautomatisering wordt eveneens gebruik gemaakt van een externe partner. Er is daarmee sprake van een stabiel netwerk en een adequate opvolging van updates en beveiliging. In 2024 waren er geen meerdaagse calamiteiten, de prestatie van de systemen is over het algemeen goed.

De OR bestond ultimo 2024 uit vier leden verspreid over de afdelingen Klant, Wonen, Onderhoud en Financiën/Staf & Control. De afdeling Vastgoed is op dit moment niet vertegenwoordigd in de OR.

In het verslagjaar vond vijf keer formeel overleg plaats tussen de directie en OR. Naast algemene onderwerpen werden onderwerpen besproken waar sprake is van advies, instemming of informatieplicht op grond van de Wet op de ondernemingsraden. Enkele onderwerpen kwamen meerdere keren terug in het formele overleg.

In 2024 was sprake van de volgende indeling van agendapunten:

Binnen de organisatie is een personeelsvereniging (PV) actief die als voornaamste doel heeft het organiseren van sociale en gezelligheidsactiviteiten ten behoeve van medewerkers en partners. Samen plezier hebben en elkaar beter leren kennen zijn belangrijke ingrediënten voor het versterken van de onderlinge banden. Daarnaast is er ook aandacht voor lief en leed.

In 2024 organiseerde het bestuur van de PV een trip naar het kassengebied bij De Lier voor medewerkers en partners. In de kassen kon men in teams deelnemen aan verschillende spellen en werd er afgesloten met een barbecue buffet. Al met al een zeer geslaagde dag. Aanvullend op de PV richt de kantinecommissie van De Tussenschakel zich op sociale activiteiten voor alleen medewerkers.