Organisatie
Organisatie
De organisatorische inrichting van De Woonschakel Westfriesland zag er ultimo 2023 als volgt uit:
De Woonschakel Westfriesland heeft geen deelnemingen in andere rechtspersonen, behoudens een belang in een aantal Verenigingen van Eigenaren (VvE) als deel-eigenaar van onroerend goed.
De RvC houdt toezicht op de directeur-bestuurder. De directie is per 1 maart 2023 uitgebreid met een financieel directeur. De controller valt onder de directeur-bestuurder. De controller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder, rechtstreeks te rapporteren aan de RvC.
De Woonschakel heeft kantoren in Medemblik (hoofdkantoor), Grootebroek (tijdelijk) en Obdam. Het aantal leden van de Raad van Commissarissen is vastgesteld op vijf. Het directie-managementteam bestaat uit zeven personen. Ultimo 2023 bedraagt het aantal formatieplaatsen 74,1 ingevuld door 84 medewerkers.
In 2023 is door directie en OR veel aandacht besteed aan het proces rondom de herwaardering van functies binnen de organisatie. Ultimo 2023 liepen er acht bezwaren hierover bij de interne geschillencommissie. Daarnaast is veel aandacht uitgegaan naar het mobiliteitsbeleid binnen de organisatie. Het betrof daarbij vooral keuzen rondom poolauto’s en functies waar een bedrijfswagen onderdeel van uitmaakt.
In september 2023 werd een dag voor alle medewerkers georganiseerd. Deze dag stond ’s ochtends in het teken van ethiek en integriteit. In de middag was er ruimte voor de vertrouwenspersoon en vonden informele activiteiten door medewerkers plaats. Er kon teruggekeken worden op een geslaagde dag waarbij de onderlinge saamhorigheid werd versterkt.
Evenals in 2022 is ruimte gemaakt voor het houden van meeloopdagen. De afdeling Klant en Onderhoud hebben een uitwisselingsprogramma afgewerkt. Daarbij werd de vakman ’s morgens bij de receptie ontvangen en ging de medewerker van Klant ’s middags mee op de bus.
In het kader van leefbaarheid wordt door de onderhoudsmedewerkers aandacht gegeven aan de buitenzijde van de woning. Door de buitenzijde ook schoon en netjes op te leveren, verbeteren we de uitstraling van de buurt. De geleverde kwaliteit komt tot uitdrukking in de hoge waardering die de huurders voor onze eigen onderhoudsdienst hebben o.a. in de Aedes benchmark. Het nakomen van afspraken en de snelheid van de afwikkeling van reparatieverzoeken zijn positieve punten die vaak genoemd worden.
Verantwoording prestaties
Door de organisatie worden maandelijkse rapportages opgesteld over de gestelde operationele en tactische doelen. Eenmaal per kwartaal wordt een bedrijfsrapportage door de directie opgesteld voor de RvC over het totale beleid en de voortgang van zaken.
Intern is een directie- en managementreglement vastgesteld welke bijdragen aan de zorgvuldige totstandkoming en draagvlak van belangrijke beleidszaken en besluiten van aanmerkelijk belang in de werkorganisatie. De verantwoording van directiebesluiten wordt opgenomen in de bedrijfsrapportages aan de RvC. In 2023 zijn 22 formele directiebesluiten genomen op basis van het statuut:
| Categorie | Aantal |
|---|---|
| Beleid | 4 |
| Onderhoud | 1 |
| Financiën | 3 |
| Vastgoed – projectrealisaties | 6 |
| Aan- en verkoop vastgoed | 1 |
| Personeel & organisatie | 7 |
| Totaal | 22 |
Cultuur
Onderdeel van de cultuur is het benoemen van gewenst en ongewenst gedrag en welke aspecten zichtbaar moeten zijn als DNA van medewerkers en De Woonschakel. Deze laat zich het beste als volgt omschrijven:
| Medewerker | Zichtbaar | Focus op |
|---|---|---|
| Integer | Altijd navragen, nooit aannemen | Zuivere oordeelsvorming, aanspreekbaar op handelwijze |
| Betrokkenheid in werk | Actief luisteren | Denk vooruit, oplossingsgericht |
| Proactief | Initiatief en verantwoordelijkheid nemen | Omgevingsbewust, gaat mee met verandering/innovatie |
| Dienstverlenend | Afspraken nakomen | Actief handelen |
| Trots op organisatie (wij gevoel) | Positief gedrag | Samenwerkingsgerichtheid |
| Representatief | Correct taalgebruik en verzorgd uiterlijk | Respectvol naar klant, ambassadeur voor de organisatie |
Op basis van een vastgestelde klokkenluiderregeling kunnen meldingen van misstanden onderzocht worden zonder dat de melder daar direct negatieve persoonlijke gevolgen van ondervindt. Deze regeling is in 2023 geactualiseerd.
Principe 1
Ik weet heel goed wat integer is en handel daarna. Ik ben zelf verantwoordelijk voor mijn handelen.
Principe 2
Ik sta voor de groots mogelijke transparantie ten aanzien van integriteit en integriteits-vraagstukken
In 2023 zijn door de directie geen ingrepen gedaan in de vorm van formele meldingen in personeelsdossiers van medewerkers in het kader van integriteit of afwijkend gedrag. Waar nodig worden medewerkers door leidinggevenden aangesproken en gewezen op gedrag binnen de organisatie. Eind 2023 is een nieuwe integriteitcode vastgesteld.
Teambuilding tijdens medewerkersdag 2023 met thema ethiek, integriteit en grensoverschrijdend gedrag
Vertrouwenspersoon
De Woonschakel heeft een externe vertrouwenspersoon aangesteld. In 2023 is de vertrouwenspersoon niet benaderd door medewerkers met een formeel verzoek tot interventie.
Governance
De Woonschakel onderschrijft de uitgangspunten van een goede governance en de governancecode zoals van toepassing voor de corporatiesector. Binnen de organisatie wordt gewerkt met een governancekalender die daar sturing aan geeft.
De governancecode kent een vijftal principes:
- leden bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht;
- bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af;
- bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak;
- bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen;
- bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten.
Personeelssamenstelling
Eind 2023 werkten er 84 medewerkers bij De Woonschakel en was sprake van 74,1 fte. Er vertrokken 10 medewerkers en er kwamen 10 nieuwe collega’s bij. Onderstaand de ontwikkeling van de personeelssterkte en salarisontwikkeling in de afgelopen jaren:
| Jaar | Voltijd formatieplaatsen | Bruto maandsalaris per FTE | ||
|---|---|---|---|---|
| aantal | % | bedrag in € | % | |
| 2019 | 62,6 | 1,8% | 3.890 | 3,2% |
| 2020 | 64,5 | 3,0% | 3.921 | 0,8% |
| 2021 | 70,1 | 8,7% | 4.163 | 6,2% |
| 2022 | 71,7 | 2,3% | 4.299 | 4,0% |
| 2023 | 74,1 | 3,3% | 4.371 | 1,7% |
Bovenstaande grafiek in tabel-vorm:
| Afdeling | FTE |
|---|---|
| Directie | 2 |
| Staf & control | 4.9 |
| Klant | 10.5 |
| Wonen | 10.9 |
| Onderhoud | 29.1 |
| Financiën | 4.8 |
| Vastgoed | 11.9 |
In 2023 werden stageperioden ingevuld bij de afdelingen Onderhoud, Financiën en Communicatie.
In het 4e kwartaal 2023 heeft een heroriëntatie op het strategisch personeelsplan plaatsgevonden en de gewenste bezetting voor 2024. Daarbij is rekening gehouden met de verwachte groei van het woningbezit, de ervaren werkdruk en de afwezigheid van drie collega’s vanwege zwangerschappen.
De volgende vacatures stonden ultimo 2023 open (invulling periode januari – april 2024:
| Afdeling | Functie | Permanent/tijdelijk | Fte |
|---|---|---|---|
| Staf & control | Business & data controller | Permanent | 1 |
| Klant | Mdw. klant | Permanent | 1,3 |
| Onderhoud | Mdw. renovatie | Permanent | 2 |
| Wonen | Verhuurmakelaar | Tijdelijk | 1,7 |
| Wonen | Wijkbeheerder | Permanent | 2,2 |
| Wonen | Woonconsulent Leefbaarheid | Tijdelijk | 1 |
| Vastgoed | Huismeester | Permanent | 1 |
| Totaal | 10,2 | ||
| Waarvan tijdelijk | 2,7 |
Het algemeen personeelsbeleid is gebaseerd op de CAO Woondiensten aangevuld met een aantal bedrijfsspecifieke regelingen waaronder een werktijdregeling, thuiswerkbeleid, personeelsgesprekken en opleidingen.
Met alle medewerkers vindt aan het begin van het jaar een planningsgesprek plaats. Deze kan gevolgd worden door een functioneringsgesprek in de maand juni en een beoordelingsgesprek in december. Tussentijds kunnen informele gesprekken plaatsvinden tussen leidinggevende en medewerker.
Drie medewerkers kregen de beoordeling ‘zeer goed of excellent’ over het afgelopen jaar en kwamen in aanmerking voor een bovenmatige beloning. De reguliere verhoging betreft 2% (of minder bij einde schaal) per 1 januari 2024. Voor 12 medewerkers geldt dat zij op het maximum niveau van de functieschaal zitten (0% salarisaanpassing).
Opleidingen & loopbaanontwikkeling
De Woonschakel biedt medewerkers de mogelijkheid tot het volgen van opleidingen om zich verder te specialiseren in hun vakgebied of met het oog op zijn of haar toekomst zich op andere wijze te ontwikkelen. Voor dit laatst aspect kunnen corporatiemedewerkers ook gebruik maken van een persoonlijk ontwikkelbudget zoals opgenomen in de CAO Woondiensten.
Totaal werd in 2023 door De Woonschakel € 97.593 (2022 € 101.914) aan functie gebonden opleidingskosten uitgegeven.
Aan opleidingen uit het loopbaanontwikkelingsbudget is € 17.068 besteed (2022: € 9.217) . Ultimo 2023 stond nog een restant budget open van € 220.067 (2022: € 207.062).
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim in 2023 bedroeg 6,0% (2022: eveneens 6,0%). Het aantal verzuimdagen kwam uit op 1.679 (2022: 1.422).
| Jaar | Gem. bezetting in fte | Verzuim-frequentie | % verzuim | Verzuimduur | aantal verzuimdagen |
|---|---|---|---|---|---|
| 2019 | 62,1 | 1,0 | 3,5% | 18,9 | 1.025 |
| 2020 | 75,0 | 0,6 | 3,9% | 6,9 | 857 |
| 2021 | 78,6 | 0,8 | 3,6% | 18,4 | 855 |
| 2022 | 71,1 | 1,0 | 6,0% | 12,6 | 1.422 |
| 2023 | 74,1 | 1,0 | 6,0% | 15,5 | 1.679 |
Arbobeleid
De directie is eindverantwoordelijk voor de in- en uitvoering van het arbobeleid. De Woonschakel is aangesloten bij een gecertificeerde arbodienst. Binnen de corporatie is een coördinator Kwaliteit aangesteld die belast is met het beleid en coördinatie van de uitvoering van wettelijke verplichtingen op het gebied van arbo. Waar nodig worden verbetervoorstellen aangedragen. Jaarlijks rapporteert de medewerker via een managementrapportage.
Ongevallen binnen de organisatie worden gemeld bij de medewerker Arbo en vastgelegd. Ernstige ongevallen worden onmiddellijk aan de arbeidsinspectie gemeld. Er vonden in 2023 meldingen van een ongeval met verzuim plaats (val in kantoor). Wel waren er 3 meldingen van norm overschrijdend gedrag door huurders. Hierop werden passende maatregelen genomen.
De algemene Risico-inventarisatie & -evaluatie is actueel. Interne controles en werkplekinspecties zijn uitgevoerd en waar nodig zijn medewerkers geïnformeerd of geïnstrueerd om veiliger te werken.
Er werden investeringen gedaan m.b.t. veilig en verantwoord werken in kantoren (o.a. aankoop 19 zit/sta bureaus). Aan 70 collega’s werd een ééndaagse agressietraining gegeven.
Eenmaal per jaar vindt formeel overleg plaats tussen de medewerker Arbo en de ondernemingsraad over het arbobeleid. De uitvoeringskosten voor het algemene arbobeleid in 2023 bedroegen € 15.646.
Automatisering
In 2023 zijn verdere maatregelen getroffen op het gebied van informatiebeveiliging. Zo werd een externe test gedaan om met phishing mails bij bedrijfsgegevens te komen en vond een implementatie plaats van Multi Factor Authentication (MFA) om via telefoon/wachtwoord op het netwerk te komen. Het beveiligd printen is in 2023 ingevoerd.
Tot slot werd in 2023 een nieuw informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. In 2024 wordt hier een vervolg aan gegeven. Een externe deskundige gaat het ‘volledige landschap’ van de automatisering doorlichten en komt met aanbevelingen tot verbetering.
Voor alle bedrijfswagens is een keuze gemaakt om met nieuwe software rittenregistraties vast te leggen. Naast de vastlegging van zakelijke-privé kilometers biedt deze software extra mogelijkheden voor meer efficiency in het plannen van de werkopdrachten.
Voor de primaire bedrijfsprocessen (verhuur – onderhoud – grootboek) werken wij met Viewpoint op basis van een meerjarige overeenkomst voor de periode 2023 t/m 2027. Voor de kantoorautomatisering wordt eveneens gebruik gemaakt van een externe partner. Er is daarmee sprake van een stabieler netwerk en een adequate opvolging van updates en beveiliging. In 2023 waren er geen (meerdaagse) calamiteiten, de performance van systemen is over het algemeen goed.
Ondernemingsraad (OR)
De OR bestond ultimo 2023 uit vijf leden verspreid over de afdelingen Klant, Wonen, Onderhoud, Vastgoed en Financiën/Staf & Control.
In het verslagjaar vond vijf keer formeel overleg plaats tussen de directie en OR. Naast algemene onderwerpen werden onderwerpen besproken waar sprake is van advies, instemming of informatieplicht is op grond van de Wet op de ondernemingsraden. Enkele onderwerpen kwamen meerdere keren terug in het formele overleg.
In 2023 was sprake van de volgende indeling van agendapunten:
| Categorie | Aantal |
|---|---|
| Instemmingsrecht | 5 |
| Adviesrecht | 8 |
| Informatie formeel | 10 |
| Overig | 20 |
| Totaal | 43 |
Belangrijke gespreksonderwerpen waren onder functiebeschrijvingen en waarderingen, mobiliteitsbeleid, vergoedingen medewerkers, werktijden, formele statuten/reglementen, personele bezetting en de aankoop van 99 wooneenheden in de gemeente Opmeer.
Naast de formele overleggen vond er één keer een digitale ‘benen-op-tafel’ overleg plaats tussen directie/controller en OR. Bij dit overleg worden op informelere wijze zaken en gevoelens in en rond de organisatie besproken.
Personeelsactiviteiten
Binnen de organisatie is een personeelsvereniging (PV) actief die als voornaamste doel heeft het organiseren van sociale en gezelligheidsactiviteiten ten behoeve van medewerkers en partners. Samen plezier hebben en elkaar beter leren kennen zijn belangrijke ingrediënten voor het versterken van de onderlinge banden. Daarnaast is er ook aandacht voor lief en leed.
In 2023 organiseerde het bestuur van de PV o.a. een meerdaags uitje naar de stad Münster in Duitsland. Aanvullend op de PV richt de kantinecommissie van De Tussenschakel zich op sociale activiteiten voor alleen medewerkers.
