Verslag Raad van Commissarissen

De RvC voert haar werkzaamheden uit mede aan de hand van een toezichtkader en visie. De RvC ziet het als zijn opdracht om de effectiviteit van De Woonschakel te bewaken, te zorgen voor stabiliteit en evenwicht in de ‘checks and balances’ én te zorgen dat de organisatie de beoogde maatschappelijke effecten bereikt. Het toezichtkader en visie RvC zijn geplaatst op de website van De Woonschakel.

Binnen de RvC en in de relatie tussen RvC en het bestuur gelden duidelijke taakverdelingen. Deze zijn vastgelegd in de statuten en reglementen. Hoofduitgangspunt is dat het bestuur bestuurt en de RvC daarop toezicht houdt. De RvC beperkt zich in haar rol tot uitspraken op hoofdlijnen en treedt niet in de bevoegdheid van het bestuur om zelfstandig, strategisch, tactisch en/of operationeel beleid te voeren. De RvC richt zich met name op de normen en uitgangspunten waaraan de beslissingen van het bestuur moeten voldoen. In het kader van het treasury beleid wordt jaarlijks, op basis van een financieel jaarplan, een mandaat door de RvC vastgesteld voor het aangaan van geldleningen door het bestuur.

De RvC spreekt halfjaarlijks met de Huurdersraad en het bestuur over de omgang, participatie en invloed van belanghebbenden bij De Woonschakel. Hierbij wordt onder andere gekeken of de informatievoorziening vanuit het bestuur goed is en of de juiste randvoorwaarden voor een sterke huurdersvertegenwoordiging zijn gerealiseerd of in ieder geval zijn aangeboden. Inhoudelijk is door RvC-Huurdersraad gesproken over een diversiteit aan onderwerpen (leefbaarheid in wijken, huurbeleid, woonruimteverdeling, samenwerking directie-Huurdersraad, prestatieafspraken met gemeenten etc.).

De Governance Code Woningcorporaties 2020 is het uitgangspunt voor het functioneren en verantwoording afleggen door de RvC. De code kent vijf principes die uitgewerkt zijn in een aantal bepalingen. Voor enkele bepalingen geldt dat de corporatie hiervan af mag wijken als er een duidelijke motivatie en onderbouwing voor is. Bij De Woonschakel is slechts één marginale afwijking ten opzichte van de Governance Code: de leden van de RvC worden niet ‘ten minste één keer per jaar beoordeeld op hun functioneren (3.23). In plaats hiervan evalueert de RvC haar functioneren als geheel regelmatig en bespreekt zij hierbij het functioneren van alle leden.

Op de website van De Woonschakel is de Governance Code Woningcorporaties geplaatst. Dat geldt ook voor de integriteitcode, de klokkenluiderregeling en het reglement van de geschillencommissie. Het jaarverslag van de geschillencommissie wordt met de RvC gedeeld en waar nodig besproken met het bestuur.

De RvC heeft op grond van het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) een brede meldingsplicht bij de Autoriteit Woningcorporaties. Bij onder meer financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidskwesties of het niet behalen van wettelijke normen, meldt de RvC dit onverwijld. In 2023 hebben geen meldingen plaatsgevonden.

De RvC wil niet verrast worden en zal het bestuur ook niet verrassen. De RvC verwacht ten aanzien van de informatie van het bestuur het volgende: 

• informatie dient relevant te zijn en zo nodig voorzien van een oplegger waarin staat vermeld: de kern en context van het onderliggende stuk, de maatschappelijke en financiële consequenties en wat van de RvC wordt gevraagd;
• informatie dient tijdig, juist en consistent te zijn;
• informatie dient beknopt maar volledig te zijn, gericht op de essentie van het onderwerp in kwestie;
• een jaar- en governance kalender waarop naast vergaderdata ook de hoofdonderwerpen van de jaarcyclus zijn opgenomen.

De voorstellen vanuit het bestuur worden getoetst op basis van eerder vastgesteld beleid, waaronder het algemeen beleidsplan, de 5-jaars begroting, het jaarplan, het financieel statuut en de bedrijfsrapportages per kwartaal. Daarnaast houdt de RvC rekening met de ontwikkelingen in de samenleving en binnen de corporatiesector, op het terrein van governance en met maatschappelijke opinies. Waar nodig maakt het bestuur gebruik van de klankbordfunctie van de RvC. In 2023 was dit onder meer het geval bij de aankoop van 99 wooneenheden Kunstlaan (Opmeer) van een particuliere belegger en nieuwbouwontwikkelingen.

De RvC houdt toezicht op de strategie van de organisatie en de wijze waarop dit wordt gerealiseerd. Voor de lange termijn gaat De Woonschakel uit van een groeistrategie. Daarbij wordt uitgegaan van een groei gekoppeld aan een verantwoord risicoprofiel. 

De RvC heeft twee permanente commissies benoemd, te weten de auditcommissie en de remuneratiecommissie. In beide commissies hebben twee leden van de RvC zitting. Deze commissies adviseren de RvC over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming voor. De formele besluitvorming blijft een verantwoordelijkheid voor de hele RvC.  Voor werving- en selectieprocedures worden tijdelijke commissies samengesteld.

De auditcommissie is in 2023 vier keer in vergadering bijeengekomen. In de eerste vergadering heeft er overleg plaatsgevonden inzake het jaarverslag en de voortgang van de jaarrekening controle. In de tweede vergadering was er een overleg met de accountant van De Woonschakel met betrekking tot het jaarverslag en accountantsverslag 2022. In de derde vergadering is gesproken over de planning van de accountantscontrole 2024 met aandacht voor de laatste ontwikkelingen en Woonschakel specifieke invulling. In de vierde vergadering stond de (fiscale) begroting 2024, treasury jaarplan, managementletter 2023 en het interne controleplan op de agenda.

De remuneratiecommissie is in 2023 twee keer in gesprek geweest met het bestuur. Het eerste overleg betrof een voortgangsoverleg en het tweede overleg de evaluatie functioneren over 2023. Voorafgaand aan het gesprek met het bestuur heeft de remuneratiecommissie twee werkbezoeken afgelegd bij de afdelingen Vastgoed en Onderhoud en is gesproken met een delegatie van de Huurdersraad, ondernemingsraad (OR) en management-leidinggevenden.

Naast de overleggen met de Huurdersraad was de RvC ook vertegenwoordigd tijdens een wijkschouw met gemeenten, Huurdersraad en enkele dorpsbewoners in Opperdoes. Binnen de RvC is een lid contactpersoon voor de ondernemingsraad (ultimo jaar mw. J. Tophoff). Zij staat in direct contact met de OR en kan als toehoorder ook aanwezig zijn bij overlegbijeenkomsten tussen het bestuur en de OR. Alle leden van de RvC ontvangen de verslagen van overleggen tussen bestuur en OR. 

Ieder kwartaal wordt de RvC via bedrijfsrapportages geïnformeerd door het bestuur over de financiële en operationele prestaties. De kasstroom uit operationele activiteiten kwam uit op € 8,4 mln. en lag daarmee € 0,7 mln. lager ten opzicht van 2022.

Het woningbezit wordt in de jaarrekening op basis van marktwaarde op de balans gewaardeerd. Door de actuele marktontwikkeling is in het kader van de herwaardering van het onroerend goed de waarde van het onroerend goed in de afgelopen jaren op de balans fors gestegen. De Woonschakel is van mening dat een waardering op basis van bedrijfswaarde in combinatie met een waardering op marktwaarde voor onroerend goed dat een sloop- of verkoopbestemming heeft, een beter beeld weergeeft van de totale waarde van het onroerend goed. Dit toont immers de verdiencapaciteit waaruit blijkt dat De Woonschakel de verhuur van woningen als hoofddoel heeft en niet de verkoop van woningen. De in de sector verplicht gestelde berekening van beleidswaarde voor toezichthouders geeft een betere indicatie voor de waarde van het woningbezit van de corporatie op basis van het gevoerde beleid. De beleidswaarde sluit meer aan bij de door De Woonschakel gewenste bedrijfswaarde. Het financiële beleid van De Woonschakel blijft, ondanks alle veranderingen, nog steeds grotendeels gebaseerd op kasstromen. De financierbaarheid van activiteiten en beheersing van (liquide) risico’s staan daarbij voorop.

De RvC is positief over het streven om de betaalbare voorraad sociale huurwoningen uit te breiden door middel van nieuwbouw. Zowel bij de huisvesting van bijzondere aandachtgroepen (spoedzoekers), duurzaamheid en innovaties nieuwbouw/renovaties durft de corporatie positie te kiezen of vernieuwingen in gang te zetten. Punt van aandacht blijft de lage mutatiegraad. Door een lager vrijkomend aanbod wordt de taakstelling rondom de huisvesting van aandachtgroepen niet gehaald. Op het terrein van leefbaarheid is meer inzet nodig uit oogpunt van woon/leef gedrag van een deel van de huurders. Dit wordt mede veroorzaakt door de eenzijdige instroom van nieuwe bewoners in het woningbezit.

Zowel met de voltallige RvC als in de auditcommissie worden risico’s besproken. Met voorziene risico’s wordt zoveel mogelijk rekening gehouden op basis van aard, omvang en kans. Minimaal één keer per twee jaar worden deze risico’s ook gestructureerd in kaart gebracht. Per risico wordt een afweging gemaakt op kans en impact en zo nodig worden beheermaatregelen getroffen en periodiek getoetst. De Woonschakel heeft geen verbindingen met andere rechtspersonen. Wel vindt participatie plaats in een aantal Verenigingen van Eigenaren waar de corporatie huurwoningen heeft. Voor de uitvoering van de woonruimteverdeling wordt in een samenwerkingsverband gewerkt met andere sociale verhuurders in de regio.

De RvC bespreekt het onderwerp fraudebeheersing in de periodieke vergaderingen met de bestuurder. Daarnaast stelt de voorzitter van de audit commissie daar gericht vragen over aan de controller. De controller heeft de opdracht om bij tekenen van fraude de RvC in te lichten. Periodiek wordt gerapporteerd over de beheersing van de risico's en frauderisico's maken daar onderdeel van. De RvC is van mening dat de beheersing van frauderisico's toereikend is.

In de vergadering van 1 september 2020 heeft de RvC op advies van de auditcommissie het besluit genomen om de controle van de jaarrekening door BDO Audit & Assurance B.V. te laten plaatsvinden voor de verslaggevingsperiode 2021 – 2024. Het jaarverslag 2023 is besproken met de accountant en, na advies van de auditcommissie, vastgesteld door de RvC. De bevindingen van de accountant stemde de RvC tot tevredenheid.

In 2022 heeft een roulatie plaatsgevonden van de controlerend accountant van BDO Audit & Assurance B.V. in verband met de maximale termijn controle van de jaarstukken bij De Woonschakel van de vorige accountant.

De RvC heeft (naast de vaststelling van notulen) in 2023 de volgende besluiten genomen:

Vergadering 17 januari

• Evaluatie RvC (vaststelling)
• Ontwikkelagenda 2023 (vaststelling)
• Evaluatie bestuur 2022 (vaststelling)
• Aanpassing doelen beleidsplan 2022-2025 (goedkeuring)

 Vergadering 14 maart

• Organisatiestructuur i.c.m. onderliggend strategische personeelsplanning (goedkeuring)
• Directiestatuut (goedkeuring)
• Investeringsstatuut (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 5 app. Dr. Lohmanstraat (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerp- en realisatiefase 5 won. Julianastraat (goedkeuring)
• Bevestiging verkoopbesluit t.b.v. algemene volmacht notaris (goedkeuring)

Vergadering 22 mei

• Jaarstukken 2022 (vaststelling)
• Verhoging volmacht WSW (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 5 app. Dr. Lohmanstraat (goedkeuring)

Vergadering 11 juli

• Volkshuisvestelijke bieding 2024 aan gemeenten (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 12 won. Tuindersweijde fase 1 (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 8 app. Kerkweg (goedkeuring)
• Voorstel herbenoeming mevrouw J. Tophoff (goedkeuring)

Vergadering 5 september

• Invulling voorzitterschap RvC per 1 januari 2024 e.v. (goedkeuring)
• Projectvoorstel ontwerpfase 3 won. Kerkweg (goedkeuring)

Vergadering 27 november

• Besluit vervangingsregeling RvC (vaststelling)
• Vergaderschema 2024 RvC (vaststelling
• Governance kalender 2024 (vaststelling)
• Honorering RvC 2024 (vaststelling)\
• Begroting 2024 & treasury jaarplan 2024 (goedkeuring)
• Treasurystatuut (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 12 won. Tuindersweijde fase 1 (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 17 won. De Volkstuin (goedkeuring)
• Projectvoorstel realisatiefase 99 won. Kunstlaan (goedkeuring)

In de vergaderingen kwamen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

• Informatiebeveiliging
• Strategische personeelsplanning
• Organisatiestructuur
• Sociaal jaarverslag 2022
• Bedrijfsrapportages
• Bieding prestatieafspraken 2024
• Landelijke actualiteiten (o.a. asielopvang, inflatie, flexwonen)
• Managementletter 2023

De volgende presentaties werden gehouden voor de RvC:

1. Leefbaarheid (17 januari)
2. Strategische personeelsplanning (14 maart)
3. Presentatie onderhoud (11 juli)
4. Presentatie wet regie volkshuisvesting (5 september)
5. Presentatie 1^e 100 dagen financieel directeur (5 september)

Vaste onderwerpen in de vergaderingen zijn integriteit, privacy, fraude en leefbaarheid.

N.a.v. de landelijke berichtgeving rondom onverenigbaarheid van een lidmaatschap van de RvC bij woningcorporaties in combinatie met de (commerciële) verhuur van woningen wel/niet in het werkgebied van de corporatie is in 2023 vastgesteld dat dit binnen de RvC/bestuur van De Woonschakel niet aan de orde is. Bij toekomstige (her)benoemingen wordt dit aspect bij kandidaten getoetst.

De RvC concludeert dat zij haar toezichthoudende taak naar behoren heeft vervuld en kunnen vervullen. 
Niet alleen op basis van door het bestuur aangedragen voorstellen, maar ook door het zelf agenderen van onderwerpen die zij in het kader van toezicht van belang acht. De organisatie is in staat gebleken over het algemeen doelen naar behoren te realiseren. Waar mogelijk is tijdig geanticipeerd op mogelijkheden voor snellere verduurzamingsprojecten en kansen in de woningmarkt.

In 2023 zijn de volgende externe toetsingen door de RvC ontvangen: 

1.   Beoordeling rechtmatigheid verslag jaar 2022 (28 november 2023)
De beoordeling door de Aw bevat geen opmerkingen m.b.t. onregelmatigheden ten opzichte van genoten staatssteun/overcompensatie, WNT-normen en overige onderdelen.

Borgbaarheid, financiële analyse en borgingsplafond 2023-2025 (28 augustus 2023)

Het borgingsplafond is voor 2023 vastgesteld op € 259,7 mln. (2024: € 270,4 mln.).

Op 27 november 2023 heeft de zelfevaluatie door de RvC plaatsgevonden. Deze zelfevaluatie werd begeleid door bureau ‘Gevoel voor de zaak’. Ter voorbereiding hebben online interviews plaatsgevonden met alle leden van de raad en met de bestuurder. Aan de hand hiervan is de inhoudelijke agenda van de zelfvaluatie opgesteld met aandachtspunten ter bespreking. De raad is in het algemeen tevreden over haar eigen functioneren en kwalificeert zichzelf als een effectieve en professionele raad en ook als een goed functionerend divers team. Men is open naar elkaar en de bestuurder; uitdagend, positief kritisch en scherp vanuit respect en waardering. Men voelt zich comfortabel gesteund door een bestuurder die de raad goed en compleet bedient. Met de komst van een nieuwe directeur Financiën is de directie verrijkt, en groeit de kwaliteit van de financiële besturing naar een nieuw niveau.

Inhoudelijk werd stilgestaan bij de samenstelling van de raad, de verdieping en reflectie bij vergaderingen van de RvC, de rol van de individuele commissaris en de RvC als geheel en de werking van de commissies. Tot slot werd stilgestaan bij de uitbreiding van de directie in het afgelopen jaar, en de rol van de raad bij strategische vraagstukken.

Vanuit de evaluatie wordt een ontwikkelagenda 2024-2025 opgesteld.

De corporatie wordt geleid door een directeur-bestuurder die in 2002 voor onbepaalde tijd benoemd is als bestuurder van De Woonschakel door de RvC. Op grond van het overgangsrecht zoals vastgelegd in de Woningwet, in artikel II lid 9, is geen sprake van een zittingsduur voor bepaalde tijd.

De RvC heeft ter afronding van 2023, 360 graden feedback gesprekken gehouden met de ondernemingsraad, de controller, financieel directeur en de Huurdersraad. Ook tijdens de twee werkbezoeken aan de afdelingen Onderhoud en Vastgoed is zijdelings feedback opgehaald. Goed om te merken is de positieve toon van de gesprekken. De gesprekspartners zijn trots op hun werk bij De Woonschakel, de  4x A status in de Aedes-benchmark en positief over hun relatie met de bestuurder. Ook de huurders zien dit, maar daarbij ook de tomeloze inzet en betrokkenheid van de bestuurder. Die betrokkenheid wordt ook binnen de organisatie sterk gevoeld en is, mits met voldoende ruimte voor een ieder om te ontwikkelen, een krachtige manier van sturen van de organisatie.

Met de komst van de financieel directeur is er een verandering in de organisatie te bespeuren die positief wordt ervaren. De bestuurder en de financieel directeur zijn nu beter aanspreekbaar, de rollen worden helderder en de taakverdeling komt de continuïteit van de organisatie ten goede. Men geeft aan dat door het vergroten van de duidelijkheid in rollen, er een breder gedragen grip op de organisatie wordt ervaren. De bestuurder is hiermee ook een voorbeeld geworden voor de constante vernieuwing waar deze tijd om vraagt.

Met veel zaken op de agenda, intern en extern, is het belangrijk de rollen te blijven bewaken om de mensen in de organisatie te laten groeien. Daar worden duidelijke tekenen van gezien.

Met de komst van de financieel directeur wordt het makkelijker en duidelijker om functies te splitsen en als bestuurder (soms) in een andere rol vraagstukken te benaderen en aan te sturen. Door alle gesprekken heen wordt dit als positief ervaren.

De Woonschakel is ingedeeld in bezoldigingsklasse F volgens de tabel WNT, zoals door de minister jaarlijks wordt vastgesteld. Hiervoor geldt in 2023 een maximale beloning van € 187.000 (2022: € 181.000). De beloning voor leden van de RvC zijn hiervan afgeleid en bedraagt 10% voor leden (€ 18.700) en 15% voor de voorzitter van de RvC (€ 28.050). De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) hanteert in de beroepsregel voor 2023 een geadviseerde maximale bezoldiging van € 14.960 (lid) en € 22.440 (voorzitter).

In 2023 bedroeg het inkomen van de bestuurder op basis van de WNT totaal € 185.145 (2022: € 177.920). Voor leden van de RvC was de bezoldiging vastgesteld op € 13.464 (2022: € 13.032) en voor de voorzitter van de RvC op € 20.196 (2022: € 19.548). De bezoldigingen 2023 zijn hiermee passend binnen de geldende WNT en beroepsregel van de VTW. 

De RvC is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, van de bestuurder en van welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Voor de RvC is een profielschets opgesteld (zie website) waarmee rekening wordt gehouden bij (her)benoemingen. Het betreft daarbij onder meer de pluriformiteit, de verscheidenheid van leden en de diversiteit aan deskundigheden van leden. Twee leden van de RvC hebben zitting op voordracht van huurders. De huidige samenstelling bestaat uit vier mannen (80%) en één vrouw (20%). De RvC streeft meer diversiteit na bij toekomstige selectieprocedures.

Vanaf 1 januari 2024 is de RvC als volgt samengesteld:

De RvC is aanspreekbaar en legt verantwoording af over het gehouden toezicht op het bestuur, waaronder de maatschappelijke en financiële prestaties van de corporatie. De RvC hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Een ieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daar aanleiding toe is.

Evenals voorgaande jaren blijft de RvC zorgen houden over de stagnatie in de bouw van sociale huurwoningen in de regio. De aankoop van 99 appartementen aan de Kunstlaan in Opmeer is in dat opzicht een opsteker. Ook leefbaarheid blijft een belangrijk onderwerp op de agenda. Verdere samenwerking met onze volkshuisvestelijke partners is noodzakelijk om de leefbaarheid in de wijken te verbeteren. De RvC heeft in dat kader samen met andere belanghebbenden aan een wijkschouw deelgenomen om de uitdagingen in de praktijk te zien en te horen.

Een continue zorg van de RvC is ook de informatiebeveiliging. Hier wordt in de vergaderingen dan ook regelmatig bij stilgestaan. De komst van een financieel directeur heeft hier positief aan bijgedragen. Tenslotte ziet de RvC tot haar genoegen dat de investeringen op het gebied van duurzaamheid ook in 2023 een goed vervolg hebben gekregen.

In het beleidsplan 2022-2025 ‘Voor meer mensen een fijn thuis’ is de koers bepaald voor de komende jaren. Dit moet zich de komende jaren onder andere vertalen in de toevoeging van 300 nieuwe sociale huurwoningen, een verdere verduurzaming van het woningbezit en extra aandacht voor de leefbaarheid in wijken en buurten. Met de aankoop van het project Kunstlaan-Opmeer is daar een mooie stap in gemaakt, maar de markt voor sociale woningbouw blijft uitdagend. 

Hierboven is al aangegeven dat informatiebeveiliging een continue aandachtspunt is, dit zal ook in 2024 het geval zijn.

Er hebben zich tot 27 mei 2024 geen actualiteiten voorgedaan die bij het opstellen van dit verslag en de jaarrekening tot een noodzakelijke melding zouden moeten leiden.

De RvC spreekt zijn waardering uit naar de medewerkers en de directie van De Woonschakel voor de inzet en resultaten van 2023. De organisatie heeft erg goed gepresteerd met onder meer een optimale score van 4x A in de Aedes-benchmark. Daarnaast is er ook waardering voor de Huurdersraad die op een constructieve wijze onze huurders vertegenwoordigt.

De RvC heeft kennis genomen van het verslag van het bestuur over het boekjaar 2023 en heeft de jaarrekening 2023 vastgesteld. Daarbij is vastgesteld dat de middelen van De Woonschakel uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting zijn besteed in overeenstemming met de statuten en vigerende wet- en regelgeving.

De door het bestuur opgemaakte jaarrekening 2023 omvat de balans, de resultatenrekening en de daarbij behorende toelichting. De jaarrekening is door BDO Audit & Assurance B.V. gecontroleerd en van een goedkeurende accountantsverklaring voorzien. De RvC kan zich met deze stukken verenigen en heeft de jaarrekening 2023 overeenkomstig vastgesteld.

Met de vaststelling van de jaarrekening verleent de RvC décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid en beheer. Met de vaststelling van de jaarrekening van stichting De Woonschakel Westfriesland en de in de jaarrekening voorgestelde resultaatbestemming bedraagt het jaarresultaat over het verslagjaar € 6,7 miljoen (positief).

Medemblik, 27 mei 2024